ÜMİT ALÜMİNYUM PLASTİK SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

  1. AMAÇ VE KAPSAM                               

Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”) ÜMİT ALÜMİNYUM PLASTİK SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (Ümit Alüminyum”) gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Ümit Alüminyum; çalışanlar, çalışan adayları, mal/hizmet sağlayıcıları, müşteri temsilcileri, ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir.

Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, Ümit Alüminyum tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politika’ya uygun olarak gerçekleştirilir.

Veri Sorumlusu çalışanları, çalışan adayları, mal/hizmet sağlayıcıları, müşteriler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Veri Sorumlusunun işlediği kişisel verilerin tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.

  1. TANIMLAR

2.1. Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.

2.2. Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

2.3. Anonim Hale Getirme : Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

2.4. Çalışan: Şirkette iş görme faaliyetini gerçekleştiren gerçek kişileri ifade eder.

2.5.Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.

2.6.Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel ve benzeri ortamlar.

2.7. Hizmet Sağlayıcı: Kişisel Verileri Koruma Kurumu ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi.

2.8. İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

2.9. İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler.

2.10. İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

2.11. Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.

2.12. Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

2.13. Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

2.14. Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.

2.15. Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

2.16. Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

2.17. Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

2.18. Politika: Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası.

2.19. Veri İşleyen:  Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.

2.20. Veri Kayıt Sistemi:  Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.

2.21. Veri Sorumlusu:  Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.

2.22. VERBİS:  Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi

2.23. Yönetmelik:  28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler, Ümit Alüminyum tarafından aşağıda belirtilen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

3.1. Bulut sistemleri, merkezi sunucu, hard-disk, optik diskler, mobil cihazlar, taşınabilir medya, veri tabanları, bilgi güvenliği cihazları, ofis portal ve yazılımları, yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi gibi dijital ortam ve materyal üzerinde olabileceği gibi, (Elektronik Ortamlar)

3.2. Kağıt, özlük dosyası, fatura, fiş, irsaliye, formlar, manuel evrak kayıt sistemleri gibi matbu evrak üzerinde de olabilmektedir. (Elektronik Olmayan Ortamlar)

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA VE İMHA SÜREÇLERİNDE ROL ALANLAR

Tüm Ümit Alüminyum çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım Tablo 1’de verilmiştir.

Tablo 1: Saklama ve imha süreçleri görev dağılımı

UNVAN

BİRİM

GÖREV

İnsan Kaynakları Müdürü

İnsan Kaynakları

Çalışanların politikaya uygun hareket etmesinden  sorumludur. Politika’nın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayınlanması ve güncellenmesinden sorumludur.

 

Muhasebe Müdürü

Muhasebe

Görevlerine uygun olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur.

Bilişim Uzmanı

Bilişim

Politika’nın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur.

  1. KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Ümit Alüminyum tarafından; çalışanlar, çalışan adayları, mal ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir.

 

5.1. KİŞİSEL VERİ SAKLAMAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

 

Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6. maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.

5.1.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

Buna göre, Ümit Alüminyum faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen ve işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır. Bu kapsamda kişisel veriler;

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,

6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,

5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,

5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,

6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,

4857 sayılı İş Kanunu,

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu

213 sayılı Vergi Usul Kanunu

2004 sayılı İcra İflas Kanunu

ve sair mevzuat uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

5.1.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.

  • Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
  • Talep / Şikayetlerin Takibi
  • Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
  • Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
  • Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
  • İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
  • Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
  • Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
  • İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
  • İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
  • Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini

5.2. KİŞİSEL VERİLERİN İMHASINA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

 

Kişisel verilerin imhasını gerektiren sebepler aşağıdaki gibidir;

İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,

Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Şirket tarafından kabul edilmesi,

Şirketin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikayette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,

durumlarında, Ümit Alüminyum tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir veya yok edilir.

 

5.2.1. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

5.2.1.1. Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel veriler Tablo-2’de verilen yöntemlerle silinir.

Tablo-2: Kişisel Verilerin Silinmesi

Veri Kayıt Ortamı

Açıklama

Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler

Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.

Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler

Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler

Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek, boyanarak, silinerek karartma işlemi de uygulanır.

Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler

Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.

 

5.2.1.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel veriler, Ümit Alüminyum tarafından Tablo-3’te verilen yöntemlerle yok edilir.

Tablo-3: Kişisel Verilerin Yok edilmesi

Veri Kayıt Ortamı

Açıklama

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler

Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.

Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler

Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir.

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA VE İMHA SÜRELERİ

Ümit Alüminyum tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;

Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;

Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır.

Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde Ümit Alüminyum tarafından güncellemeler yapılır.

Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi Ümit Alüminyum tarafından yerine getirilir.

Tablo-5: Süreç bazında saklama ve imha süreleri tablosu

SÜREÇ

SAKLAMA SÜRESİ

İMHA SÜRESİ

Özlük

Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 120 ay

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Özlük Dosyası ve Gelen Evrak

Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 120 ay

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Finansal Faaliyetler

İfadan veya sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Tüzel Kişiliğin Temsili

Temsil ilişkisinin sona ermesinden itibaren 120 ay

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Yönetim

Karar tarihinden itibaren 120 ay

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Genel Kurul

Karar tarihinden itibaren 120 ay

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

İlan

Karar tarihinden itibaren 120 ay

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Sözleşmesel Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi

Fesih tarihinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Hukuk İşlerinin Takibi

İlgili sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Operasyonel Süreçler

Teslimden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Veri Güvenliği Süreci

İmhadan itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA VE İMHASI İÇİN ALINAN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12. maddesiyle Kanunun 6.  maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Ümit Alüminyum tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.

7.1 Teknik Tedbirler

 

Ümit Alüminyum tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

Sızma testleri ile Ümit Alüminyum bilişim sistemlerine yönelik risk, tehdit, zafiyet ve varsa açıklıklar ortaya çıkarılarak gerekli önlemler alınmaktadır.

Bilgi güvenliği olay yönetimi ile gerçek zamanlı yapılan analizler sonucunda bilişim sistemlerinin sürekliliğini etkileyecek riskler ve tehditler sürekli olarak izlenmektedir.

Bilişim sistemlerine erişim ve kullanıcıların yetkilendirilmesi, erişim ve yetki matrisi üzerinden yapılmaktadır.

Kurumun bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmaktadır.

Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için, donanımsal (sistem odasına sadece yetkili personelin girişini sağlayan erişim kontrol sistemi, 7/24 çalışan izleme sistemi, yerel alan ağını oluşturan kenar anahtarların fiziksel güvenliğinin sağlanması, yangın söndürme sistemi, iklimlendirme sistemi vb.) ve yazılımsal (güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, zararlı yazılımları engelleyen sistemler vb.) önlemler alınmaktadır.

Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik riskler belirlenmekte, bu risklere uygun teknik tedbirlerin alınması sağlanmakta ve alınan tedbirlere yönelik teknik kontroller yapılmaktadır.

Kişisel verilerin bulunduğu saklama alanlarına erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri kontrol altında tutulmaktadır.

Kurum, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirleri almaktadır.

Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu ilgili kişiye ve Kurul’a bildirmek için Kurum tarafından buna uygun bir sistem ve altyapı oluşturulmuştur.

Güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır.

Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmaktadır.

Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güvenli kayıt tutma (loglama) sistemleri kullanılmaktadır.

Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan veri yedekleme programları kullanılmaktadır.

Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır.

Ümit Alüminyum internet sayfasına erişimde güvenli protokol (HTTPS) kullanılarak SHA 256 Bit RSA algoritmasıyla şifrelenmektedir.

Özel nitelikli kişisel veri işleme süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik özel nitelikli kişisel veri güvenliği konusunda eğitimler verilmiş, gizlilik sözleşmeleri yapılmış, verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetkileri tanımlanmıştır.

Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği elektronik ortamlar kriptografik yöntemler kullanılarak muhafaza edilmekte, kriptografik anahtarlar güvenli ortamlarda tutulmakta, tüm işlem kayıtları loglanmakta, ortamların güvenlik güncellemeleri sürekli takip edilmekte, gerekli güvenlik testlerinin düzenli olarak yapılması/yaptırılması, test sonuçlarının kayıt altına alınması prosedürleri tamamlanmıştır.

Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamların yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.

Özel nitelikli kişisel veriler e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya KEP hesabı kullanılarak aktarılmaktadırTaşınabilir bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa kriptografik yöntemlerle şifrelenmekte ve kriptografik anahtar farklı ortamda tutulmaktadır. Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilmektedir.

Kağıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak “gizli” formatta gönderilmektedir.

7.2 İdari Tedbirler

 

Ümit Alüminyum tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:

  • Çalışanların niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması, iletişim teknikleri, teknik bilgi beceri ve ilgili mevzuat hakkında eğitimler verilmektedir.
  • Ümit Alüminyum tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara ve diğer kurumlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır.
  • Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürü hazırlanmıştır.
  • Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Kurum tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
  • Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
  • Kurum içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır.
  • Çalışanlara yönelik bilgi güvenliği eğitimleri verilmektedir.
  1. PERİYODİK SÜRELER

Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince Ümit Alüminyum, periyodik imha süresini 6(altı) ay olarak belirlemiştir. Buna göre, Ümit Alüminyum’da her yıl Şubat ve Temmuz aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

 

  1. POLİTİKA’NIN YAYIMLANMASI VE SAKLANMASI

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da Ümit Alüminyum şirket merkezinde bulunan dosyasında saklanır.

 

10.POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME PERİYODU

 

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

11.POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI

 

Politika, Ümit Alüminyum internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politika’nın ıslak imzalı eski nüshaları iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile saklanır.